Lors de l’utilisation d’un logiciel comptable, les débutants négligent souvent cette notion qui est, pourtant, primordiale…

Les exercices sociaux, ou comptables, sont, en effet, divisés en périodes qui servent de base à la comptabilisation des opérations.  Même si quelques logiciels plus anciens se basent encore parfois sur les trimestres, la plupart des programmes actuels font correspondre les périodes et les mois civils.

Il est donc nécessaire de positionner les encodages dans la période à laquelle ils se rapportent, faute de quoi les écritures générées ne se trouveront pas au bon endroit, ce qui aura pour effet de fausser les bilans, comptes de résultats et déclarations TVA. Cette règle souffre toutefois de dérogations comme nous pourrons le voir plus bas.

Prenons le cas d’un achat, avec TVA déductible, effectué en janvier 2010. Ce dernier devra être encodé dans la période « janvier 2010 », ce qui aura pour effet de le faire figurer dans le compte de résultats de janvier et de faire figurer la déduction de la TVA y afférent dans la déclaration de janvier 2010 si le déclarant est mensuel ou dans celle du premier trimestre s’il s’agit d’un assujetti trimestriel.

Cette règle, évidente, n’est pas la seule à jouer et il arrive que l’on soit obligé d’y déroger. En effet, pour conférer un rôle probant à la comptabilité, les pièces figurant dans un journal doivent être encodées de manière séquentielle et, à l’intérieur d’un journal comptable, il n’est pas possible de revenir sur une période antérieure pour un nouvel encodage. Concrètement, cela veut dire que si on a déjà encodé des achats en février, il ne sera plus possible d’encoder cet achat en janvier et qu’il faudra donc le comptabiliser en février, ce qui entraînera le fait qu’il figurera dans le compte de résultats de février (sauf si on comptabilise en janvier un achat avec facture à recevoir) ainsi que dans la déclaration TVA de février.

Il existe également un autre cas pour lequel, même si cela est encore possible, on n’a pas intérêt à encoder cette facture dans le mois auquel elle se rapporte. Supposons que cette facture soit reçue tardivement et que la déclaration TVA de janvier ait déjà été déposée… Si on encode la facture en janvier, elle modifiera la déclaration TVA dans le logiciel mais cela n’aura aucun effet au niveau de l’administration et on aura, donc, tout intérêt à l’encoder dans la période de février.

En résumé, nous ne pouvons qu’insister sur l’importance du respect et de la bonne gestion des périodes car il s’agit d’un point essentiel pour tous ceux qui sont amenés à encoder des opérations comptables. Ceux qui souhaitent en savoir davantage, et éventuellement effectuer des exercices, peuvent obtenir encore nettement plus d’informations en se rendant sur un cours de comptabilité en ligne qui aborde, entre autres, ce point particulier.

Break-Even.