Dans un article précédent, nous avons vu qu’il existe des ERP spécialement adaptés aux PME et TPE… La possibilité de disposer d’un outil adapté existe donc et nous allons, donc, aborder quelques points à respecter de manière à ce que votre investissement vous donne totale satisfaction.
La première chose à faire est de définir globalement le besoin ainsi que le budget que l’on pourra allouer à l’informatisation. A ce niveau, la réalisation d’un cahier des charges précis n’est pas nécessaire et s’avérera souvent contreproductive pour des raisons que nous verrons un peu plus loin.
Sur base du besoin défini, et du budget, vous pourrez ensuite prendre contact avec les éditeurs de logiciels que, idéalement, vous recevrez chez vous afin qu’ils puissent prendre connaissance de votre entreprise et que, au passage, vous puissiez tester leur disponibilité à vous servir. A ce niveau, votre attention devra se focaliser sur la capacité de l’éditeur de comprendre le fonctionnement de votre entreprise et vos besoins car c’est sur cette base qu’il pourra vous apporter l’outil qui vous conviendra… Une version de démonstration ne sera, par contre, pas d’une grande utilité et, de plus, elle risque même de vous induire en erreur.
Pour éviter les mauvaises surprises, demandez toujours un prix « tout compris » comprenant les licences d’utilisation, le contrat de mise à jour, le service d’aide en ligne, les paramétrisations et développements spécifiques ainsi que la formation de votre personnel… Méfiez-vous toujours d’un prix partiel (les licences, par exemple) assorti de la promesse que le reste ne sera pas très conséquent… Il n’est, en effet, pas rare que ce reste soit un multiple du prix des licences !
Une fois que vous aurez choisi l’éditeur avec lequel vous travaillerez, vous pourrez commencer à établir, avec lui, le cahier des charges… Cette manière de procéder pourrait étonner certaines personnes dans le sens où, traditionnellement, on commence par établir un cahier des charges avant de chercher le partenaire mais, dans cette matière, et pour des budgets limités, le sens proposé vous évitera de nombreuses déconvenues coûteuses.
En effet, plus les fonctions demandées s’écartent du logiciel existant, plus le travail pour les mettre en œuvre sera conséquent avec des implications pécuniaires importantes… Il faut avoir à l’esprit qu’un développeur coûte un minimum de 5.000 € par mois et que vous serez seul à supporter la dépense… En outre, tout ce qui est spécifique nécessite un supplément de maintenance que vous devrez également prendre en charge… Réaliser les développements avec l’éditeur sélectionné, qui connait la philosophie et les possibilités de son logiciel, vous donnera de meilleurs résultats à un coût moindre…
Afin de vous aider dans le choix, crucial, de votre partenaire, voici quelques points à tenir à l’œil :
- Il est toujours préférable d’avoir, comme interlocuteur, l’éditeur du logiciel qui, seul, a la possibilité d’apporter les modifications souhaitées à votre produit… Même si un revendeur semble compétent, dites-vous bien qu’il n’est qu’un intermédiaire et que vos demandes n’ont, de ce fait, que peu de chances d’être prises en compte par l’éditeur du programme qui est, dans beaucoup de cas, le seul apte à y répondre.
- Les logiciels étrangers peu distribués chez nous constituent également un risque dans le sens où l’éditeur n’a qu’un intérêt limité à les adapter à nos modifications législatives.
- Le recours à un étudiant qui développera des fonctionnalités spécifiques pour un coût défiant toute concurrence constitue également un risque… Une fois qu’il aura trouvé du travail, il n’aura plus de temps pour s’occuper de vous et vous aurez, alors, comme interlocuteur un GSM qui ne répond jamais !
- L’Open Source constitue aussi un leurre si on confond cette notion avec la gratuité… Il faut plutôt le considérer comme une alternative à un développement sur mesure et, bien souvent, le coût réel sera supérieur à celui d’un logiciel classique.
Une fois votre choix fixé, vous devrez constituer l’équipe qui réalisera votre cahier des charges. Pour être efficace, elle ne devra pas être trop nombreuse mais devra tout de même comprendre l’éditeur de votre logiciel, le gestionnaire de l’entreprise, les utilisateurs ou leur représentant ainsi que votre fiduciaire…
Dans ce cadre, il faudra viser l’intérêt global de l’entreprise et éviter que certaines demandes d’utilisateurs ne focalisent l’attention au détriment des autres fonctionnalités nécessaires à votre gestion. Il y aura lieu, pour chaque demande, de valider la faisabilité, et le coût éventuel, avec l’éditeur du logiciel.
A ce niveau, il n’est pas rare que votre fiduciaire ait une attitude négative, soit par crainte de devoir changer quelque peu ses habitudes, soit parce qu’elle désire conserver tout ou partie du travail d’encodage… A ce niveau, quelques indices sont particulièrement révélateurs : son désintérêt pour votre outil de gestion et son manque d’implication, sa crainte que vous ne fassiez des erreurs dans les encodages, son allergie aux automatismes présents dans le logiciel ou, encore, le fait qu’elle soit focalisée sur la fiscalité… Dans tous ces cas, ne renoncez pas à votre projet mais mettez plutôt les choses au point avec votre comptable et, s’il n’accepte toujours pas votre solution, n’hésitez pas à changer de fiduciaire !
Lors de la réalisation du cahier des charges, vous devrez être le plus complet possible tout en évitant de vouloir informatiser 100 % de votre gestion… Les vingt derniers pourcents sont souvent les plus coûteux et l’intérêt d’effectuer une telle dépense ne se justifie que rarement… Veillez toujours à ce qu’une personne qui connaît bien le logiciel soit présente de manière à utiliser le produit au mieux. Et, surtout, évitez un timing trop serré !
Après, il ne vous restera plus qu’à implémenter la solution, effectuer les tests et modifications nécessaires et former votre personnel à son utilisation.
Break-Even.