Comptabilité

Avec sa Quatrième Directive, l’Union Européenne avait comme objectif d’harmoniser la comptabilité des entreprises dans les différents pays membres… Même si cette Directive a permis certaines avancées, on est loin d’avoir un schéma identique dans toute l’Union… Pire encore, certains pays, comme le Grand Duché de Luxembourg, ont décidé d’imposer, à partir de 2011, leur plan comptable spécifique alors que, jusque là, les entreprises étaient libres d’utiliser les référentiels Belges, Français ou Allemands !

Cet objectif, partiellement raté par l’Union Européenne, a été atteint par les pays membres de l’OHADA (Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires) qui, au lieu de prendre comme base uniquement le schéma bilantaire, ont décidé de pousser nettement plus l’harmonisation en décidant d’adopter, dans les 16 pays membres (liste ci-dessous), le même plan comptable.

L’OHADA a, d’ailleurs, une autre caractéristique similaire à l’Union Européenne : 14 pays membres partagent la même devise qui est le Franc CFA !

La standardisation des plans comptables présente de nombreux avantages parmi lesquels nous pouvons citer la possibilité d’utiliser les mêmes logiciels de comptabilité et de gestion dans tous les pays, ce qui permet à ces « petites économies » de disposer d’outils à la pointe du progrès qu’elle n’auraient pas su avoir si elles avaient voulu conserver leurs référentiels propres… Il est ainsi possible de trouver des logiciels particulièrement complets pour cette législation OHADA chez différents éditeurs parmi lesquels nous pouvons citer AS-Concept.

Une autre avantage de l’harmonisation est la possibilité de consolider facilement les bilans d’entreprises de différents pays… Les comparaisons entre les sociétés sont, également, facilitées, ce qui ouvre de nombreuses possibilités.

Cette zone est, d’ailleurs, particulièrement attractive et la République du Congo (Congo Kinshasa, ex-Zaïre) a posé sa candidature pour en faire partie… Cela implique que les entreprises qui sont présentes dans ce pays ont grandement intérêt, dès à présent,  à adapter leur comptabilité au plan comptable OHADA.

Contrairement à une idée reçue, les pays d’Afrique progressent et parviennent parfois à réussir là ou d’autres échouent !

Break-Even

(*) : Pays membres de l’OHADA : Bénin, Burkina Faso, Cameroun, Centrafrique, Comores, Congo (Brazzaville), Côte d’Ivoire, Gabon, Guinée, Guinée Bissau, Guinée Equatoriale, Mali, Niger, Sénégal, Tchad, Togo. La République du Congo (Kinshasa) a demandé son adhésion et cette dernière est en cours.

Revenons quelques années en arrière… Il y a à peine 10 ans, les Alliances Agricoles assuraient un grand nombre de services aux exploitants agricoles pour un prix particulièrement modique, grâce au soutien apporté par la banque CERA qui, en quelque sorte, sponsorisait ce réseau en prenant à sa charge une partie importante des coûts de ses bureaux régionaux.

Cependant, en 1998, la banque CERA a été reprise par le groupe Kredietbank, ce qui a changé sa stratégie et, de ce fait, diminué de manière drastique le soutien apporté au réseau des Alliances Agricoles.

Face à cette situation, nombre d’entreprises auraient été contraintes à fermer définitivement leurs portes mais ce ne fut pas le cas de ce réseau qui, avec une restructuration adéquate et des méthodologies de travail adaptés, à réussi à surmonter ces difficultés en donnant naissance à des entités qui ont su continuer à offrir les différents services administratifs et comptables à un prix acceptable pour les clients.

Au lieu de se décourager, les collaborateurs du réseau ont, en effet, chercher à savoir ce qu’ils pouvaient, ensemble, faire pour continuer l’activité… Et le challenge était particulièrement difficile dans le sens où il fallait couvrir des coûts accrus tout en disposant pas de la possibilité d’augmenter les tarifs en conséquence pour des raisons commerciales évidentes.

Une grande partie de l’activité étant constituée par la tenue de la comptabilité des agriculteurs et sociétés du secteur, ils ont réagi en s’équipant de logiciels adéquats, mis au point par AS-Concept, et en appliquant des méthodologies de travail adaptées… Ainsi, au lieu d’effectuer tout le travail comptable en interne, ils ont équipé leurs clients d’outils afin que ces derniers puissent préparer le travail et, de ce fait, réduire considérablement le temps passé et, donc, le coût de traitement du dossier.

Cette solution est d’ailleurs un succès et ces petits bureaux de comptabilité et de gestion ont vu leur clientèle croître au point d’attirer de nombreux clients, issus d’autres secteurs, désireux de réduire leurs coûts administratifs et comptables tout en disposant d’un service adapté et professionnel !

Break-Even

Le Luxembourg a décidé de rendre obligatoire, à partir du premier janvier 2011, le nouveau plan comptable. Cette décision, passée inaperçue, a de grandes conséquences sur la comptabilité des entreprises du pays.

En effet, jusqu’à présent, elles étaient libres d’utiliser le référentiel qu’elles souhaitaient et la plupart avaient opté pour les plans comptables Belges, Français ou Allemand. Celles, vraisemblablement fort nombreuses, qui n’ont pas effectué le changement en 2010, vont donc devoir s’adapter rapidement.

Directive Européenne oblige, le nouveau plan comptable n’est pas fort différent du PCMN Belge mais ces petites différences nécessitent tout de même de procéder à l’ouverture d’un nouveau dossier comptable pour commencer l’année 2011, ceci afin que les comptes soient conformes. 

Ce changement a, bien entendu, des conséquences au niveau des logiciels comptables et quelques éditeurs, parmi lesquels figure AS-Concept, proposent déjà des systèmes adaptés à cette nouvelle législation. Ainsi, vous disposerez, non seulement, du nouveau plan comptable mais vous pourrez également éditer directement le bilan officiel Luxembourgeois de même que les comptes internes correspondants.

Cerise sur le gâteau en ce concerne AS-Concept : les logiciels permettent également de tenir la comptabilité d’une société Belge ayant un siège au Luxembourg ou d’une société Luxembourgeoise possédant un établissement stable en Belgique.

En comptabilité, tout changement législatif est susceptible de poser des problèmes et cela est, sans doute, particulièrement vrai pour ce changement auquel nos voisins Luxembourgeois devront faire face à partir de ce premier janvier… Mais, pourquoi ne pas utiliser cette contrainte pour remiser votre ancien logiciel de comptabilité ou de gestion et opter pour un produit plus moderne et performant ?

Break-Even

Les sociétés de service, comme les fiduciaires ou les bureaux d’architectes, vendent des prestations et achètent le temps de travail de leurs collaborateurs.

Cet état de fait rend crucial la gestion du temps dans le sens où toute la rentabilité de l’entreprise en dépend et il est donc important de s’équiper des outils adéquats qui éviteront le travail à perte, le maintien de clients ou collaborateurs non rentables ou, encore,  d’oublier de facturer certaines prestations…

Il existe plusieurs logiciels susceptibles de vous aider dans cette tâche parmi lesquels nous pouvons citer le très pratique et complet Time System.  Grâce à ce genre de programmes, vos collaborateurs pourront saisir leurs prestations et vous aurez la possibilité de les analyser et de générer automatiquement vos factures.

Le premier élément est la saisie qui doit être pratique, rapide, efficace et adaptée à votre entreprise car, in fine, c’est sur une bonne saisie que se basera tout le reste. Par exemple, si vos collaborateurs travaillent dans votre bureau, il sera bon qu’ils puissent disposer d’une interface de capture rapide qui leur permettra d’encoder en temps réel leurs prestations en tenant compte des multiples interruptions. Une saisie en temps réel est nettement préférable dans le sens où les personnes qui prennent note et intègrent leurs prestations dans le système en fin de journée ou de semaine ne parviennent pas à tenir compte des nombreuses prestations de courte durée (coups de téléphone, visite de clients, …) qui représente rapidement un nombre conséquent d’heures…

Si, par contre, vos collaborateurs prestent à l’extérieur, ils devront pouvoir encoder leurs prestations de manière groupée et il faudra envisager, dans un avenir proche, de leur permettre de faire cette saisie au moyen d’un GSM ou d’une interface web à laquelle ils pourront avoir accès.

Une fois le problème de la saisie résolu, il faudra penser à l’analyse des données afin de pouvoir adapter le système à votre fonctionnement. Allez vous, par exemple, vous contenter d’analyser les différentes prestations réalisées pour chaque client ou souhaiterez-vous connaître également cette information dossier par dossier ? Désirez-vous savoir quels types de prestations chaque collaborateur a réalisé ? Est-il nécessaire de voir qui fait quoi afin de mieux répartir les tâches entre les personnes ?

Un autre point essentiel est constitué par la facturation des prestations qui devra être adaptée à votre politique commerciale. Si certaines entreprises facturent exclusivement en régie, d’autres pratiquent également des tarifs forfaitaires ou, encore, facturent des provisions qui sont régularisées en fin d’année ou de chaque dossier… Il faudra, bien entendu, paramétrer votre logiciel en conséquence et, le cas échéant, pouvoir justifier les prestations effectués envers un client récalcitrant.  La situation étant ce qu’elle est, il sera parfois bon de pouvoir, manuellement, apporter des corrections à caractère « commercial »…

Une fois toutes ces opérations réalisées, vous pourrez aisément analyser la rentabilité de vos dossiers et prendre les décisions qui s’imposent pour améliorer la rentabilité de votre affaire !

Break-Even.

L’  « Entreprise Resource Planning », que l’on pourrait traduire en Français par « Progiciel de Gestion Intégré » est un logiciel qui permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise ou association.

Le domaine d’application d’un ERP est, donc, fort étendu et peut aller de la gestion de la prospection à la comptabilité en passant, par exemple, par le contrôle de la production. En outre, chaque entreprise ayant un fonctionnement qui lui est propre, la personnalisation de cet outil informatique est souvent fort poussée.

L’effet combiné de l’étendue de l’application et de l’adaptation de l’ERP à l’entreprise a une incidence particulièrement importante sur les prix de l’ERP qui, souvent, se monte à plus de 20.000 euros quand. En effet, il ne suffit pas d’acquérir les licences d’utilisation des logiciels mais il faut également étudier le fonctionnement de l’entreprise, implémenter les solutions, réaliser quelques développements spécifiques, récupérer d’anciennes données, … Et former les utilisateurs !

L’importance de ce budget amène un grand nombre d’entreprises à renoncer à un outil adapté alors qu’elles en auraient, pourtant, grand besoin… Pire, il arrive même que certaines sociétés n’aient pas été correctement informées du budget réel lors de l’acquisition de la licence de l’ERP et ne finalisent, par conséquent,  jamais son implémentation et se retrouvent avec un outil incomplet et dysfonctionnel.

C’est en partant de ce constat que AS-Concept a développé, sur base de logiciels standards, des modules reprenant les fonctionnalités « ERP » les plus recherchées par les PME et TPE. Avec cette philosophie de développement, on se retrouve, ainsi, avec des produits plus simples qui seront adaptés par paramétrage et non par développements spécifiques, ce qui réduit considérablement les coûts.

Certes, ce genre de solution n’offre pas le même degré de liberté que les ERP dits classiques mais, en contrepartie, le budget global tourne souvent autour des 5.000 euros, installation, paramétrisation et formation comprises. Qui plus est, ce moyen terme entre des ERP trop coûteux et une informatisation parcellaire contient la plupart des fonctionnalités nécessaires aux PME et TPE qui auront, ainsi, l’occasion de faire un grand pas en avant.

Break-Even

Nombre d’entre-vous pensent que, s’il est gratuit, un logiciel ne vaut pas plus… Ou que cette offre cache quelque chose !

Cette opinion, qui se base sur le fait qu’une entreprise ne va pas dépenser de l’argent pour produire quelque chose qu’elle offre, n’a toutefois plus cours dans le domaine informatique… Pour s’en convaincre, il suffit de penser aux logiciels Open Source qui, tout en étant gratuits, possèdent des performances de haut niveau comme, pour citer les plus connus, Open Office, MySQL ou, encore, Firefox.

En effet, dans le domaine du logiciel informatique, les coûts sont exposés lors du développement mais une licence supplémentaire ne coûte absolument rien du tout… Ce qui permet la gratuité des licences d’utilisation !

Il en va ainsi du logiciel de comptabilité et de gestion « Made in Wallonia » qui s’intègre dans une grande opération de promotion des forces vives de Wallonie… Partant de la double constatation que, d’une part, la gestion est un des éléments essentiels de la réussite et que, d’autre part, nombre d’entreprises et associations Wallonnes n’ont pas de budget pour s’équiper à ce niveau, il a été décidé de leur mettre gratuitement un logiciel de comptabilité et de gestion à la fois simple d’utilisation et particulièrement complet.

Comme vous pourrez le lire sur le site « Made in Wallonia », ce logiciel répond parfaitement aux besoins de la plupart des entreprises et associations Wallonnes et peut même, pour ceux qui désirent des fonctionnalités plus évoluées, les données peuvent être récupérées dans les logiciels de deux éditeurs différents : AS-Concept et EBP.

La licence d’utilisation de ce logiciel étant gratuite, aucun helpdesk n’est disponible mais des palliatifs ont été trouvés comme un manuel d’utilisation, un cours de comptabilité et une interface vous offrant la possibilité de rechercher un bureau comptable qui, tout en connaissant le logiciel, saura vous apporter l’aide dont vous aurez, éventuellement, besoin pour tenir votre comptabilité.

Break-Even

Lors de l’utilisation d’un logiciel comptable, les débutants négligent souvent cette notion qui est, pourtant, primordiale…

Les exercices sociaux, ou comptables, sont, en effet, divisés en périodes qui servent de base à la comptabilisation des opérations.  Même si quelques logiciels plus anciens se basent encore parfois sur les trimestres, la plupart des programmes actuels font correspondre les périodes et les mois civils.

Il est donc nécessaire de positionner les encodages dans la période à laquelle ils se rapportent, faute de quoi les écritures générées ne se trouveront pas au bon endroit, ce qui aura pour effet de fausser les bilans, comptes de résultats et déclarations TVA. Cette règle souffre toutefois de dérogations comme nous pourrons le voir plus bas.

Prenons le cas d’un achat, avec TVA déductible, effectué en janvier 2010. Ce dernier devra être encodé dans la période « janvier 2010 », ce qui aura pour effet de le faire figurer dans le compte de résultats de janvier et de faire figurer la déduction de la TVA y afférent dans la déclaration de janvier 2010 si le déclarant est mensuel ou dans celle du premier trimestre s’il s’agit d’un assujetti trimestriel.

Cette règle, évidente, n’est pas la seule à jouer et il arrive que l’on soit obligé d’y déroger. En effet, pour conférer un rôle probant à la comptabilité, les pièces figurant dans un journal doivent être encodées de manière séquentielle et, à l’intérieur d’un journal comptable, il n’est pas possible de revenir sur une période antérieure pour un nouvel encodage. Concrètement, cela veut dire que si on a déjà encodé des achats en février, il ne sera plus possible d’encoder cet achat en janvier et qu’il faudra donc le comptabiliser en février, ce qui entraînera le fait qu’il figurera dans le compte de résultats de février (sauf si on comptabilise en janvier un achat avec facture à recevoir) ainsi que dans la déclaration TVA de février.

Il existe également un autre cas pour lequel, même si cela est encore possible, on n’a pas intérêt à encoder cette facture dans le mois auquel elle se rapporte. Supposons que cette facture soit reçue tardivement et que la déclaration TVA de janvier ait déjà été déposée… Si on encode la facture en janvier, elle modifiera la déclaration TVA dans le logiciel mais cela n’aura aucun effet au niveau de l’administration et on aura, donc, tout intérêt à l’encoder dans la période de février.

En résumé, nous ne pouvons qu’insister sur l’importance du respect et de la bonne gestion des périodes car il s’agit d’un point essentiel pour tous ceux qui sont amenés à encoder des opérations comptables. Ceux qui souhaitent en savoir davantage, et éventuellement effectuer des exercices, peuvent obtenir encore nettement plus d’informations en se rendant sur un cours de comptabilité en ligne qui aborde, entre autres, ce point particulier.

Break-Even.

La Loi du 18 janvier 2010, modifiant celle du 11 janvier 1993, introduit quelques nouveautés qui sont d’application depuis le 5 février de cette année.

Comme on pouvait s’en douter, ces modifications vont dans le sens d’un durcissement de la Loi et ont, bien entendu, des conséquences pour les comptables, experts-comptables et réviseurs d’entreprises.

Pratiquement, ces règles de contrôle renforcées s’appliquent notamment dans le cadre d’une relation nouée avec un nouveau client. Pour être parfaitement en ordre, il y a lieu de collecter, et de conserver, un certain nombre de renseignements concernant les clients personnes physiques, morales ainsi que leurs mandataires. A ce niveau, il s’agit surtout de l’identification exacte de ces derniers et, pour les mandataires, de l’étendue de leurs pouvoirs, ce qui était déjà, d’une certaine manière, le cas auparavant mais il y a un changement important dans le sens où le professionnel est, désormais, tenu de vérifier ces informations au moyen de toutes les pièces probantes (carte d’identité, statuts, publications au Moniteur, …).

D’autres règles doivent également être observées comme, par exemple, la collecte d’informations relatives à la relation d’affaires ou les nouvelles dispositions concernant les S.A. et les S.C.A. que nous abordons plus en détail dans notre rubrique juridique.

A certains niveaux, comme le secret professionnel, les professions comptables voient leur régime assimilé à celui des professions juridiques. Ainsi, l’obligation de communication n’existe pas dans le cas d’avis juridiques donnés dans le cadre de la profession. Il faut toutefois faire attention au fait que cette exonération ne jouera pas si le professionnel du chiffre prend part à des activités de blanchiment.

Comme nous venons de le voir, cette évolution législative est fort délicate et il est parfois préférable de se renseigner auprès d’un avocat ou d’un des 3 Instituts (IPCF, IEC ou IRE) avant de prendre un risque qui pourrait coûter cher.

Break-Even

Vous souhaitez équiper votre entreprise d’un logiciel de comptabilité et de gestion et nous ne pouvons que vous féliciter car il s’agit d’un choix judicieux qui vous permettra d’y voir plus clair dans votre gestion et de disposer de chiffres récents
 
Il y a cependant un certain nombre de points à prendre en considération avant de faire son choix comme les performances du logiciel, les automatismes qu’il intègre et qui vous faciliteront la vie, la qualité de l’helpdesk, la possibilité de vous former à son utilisation sans devoir y consacrer un budget ou trop de temps et, enfin, la collaboration avec votre fiduciaire dont vous devrez, peut-être, changer si elle émet des réticences à suivre votre choix…
 
Tous ces sujets « particuliers » ont déjà été abordés dans le « Break-Even Point » et, pour votre facilité, vous trouverez ci-dessous, les liens vers les articles concernés :
- Les fonctions de la comptabilité
- Choisir son logiciel de gestion
- Les automatismes des logiciels comptables
- Comment éviter les problèmes dus à la tenue d’une caisse ?
- Comment collaborer efficacement avec sa fiduciaire ?
- Externaliser la comptabilité
- Les notions de base en comptabilité
- Cours de comptabilité sur internet
- Comment vont évoluer les logiciels de comptabilité ?
- Votre société est-elle bien gérée ?
 
Informez-vous et n’hésitez pas à sauter le pas… Votre entreprise y gagnera énormément !
 
Break-Even

Tout le monde est d’accord sur le fait qu’une bonne gestion est un des éléments principaux qui font la réussite d’une affaire.

Pour y arriver, il faut, bien entendu, disposer d’un système d’information efficace et fiable ainsi que d’une méthode de travail… Et, bien souvent, c’est à ce niveau que le bât blesse, surtout dans les PME et TPE qui constituent, rappelons-le, la majeure partie de notre tissu économique.

Il n’est, en effet, pas rare de constater que les managers ne disposent pas de comptes à jour pour prendre leurs décisions et doivent également recourir à des manipulations manuelles pour produire des choses aussi simples que des lettres de rappel.

En outre, les décisions sont prises sur base d’informations, souvent incomplètes,  qui ne sont même pas toujours à jour…

Ces problèmes, très pénalisants pour l’entreprise,  proviennent essentiellement de l’organisation du travail de gestion et, plus particulièrement, de la répartition de ce dernier entre les différents acteurs concernés : le personnel de la société, la direction et l’expert-comptable.

Si vous désirez savoir si votre entreprise dispose d’un bon outil, et de bonnes procédures, de gestion, il vous est possible d’effectuer, en ligne, un petit test qui, sur base d’indices simples, permet de détecter les éventuels points à améliorer dans votre organisation.

Break-Even.