Dans toute entreprise ou association, la gestion des contacts est primordiale dans le sens où elle conditionne l’efficacité de la stratégie commerciale. Il est, bien entendu, possible d’effectuer manuellement cette tâche mais il existe également des logiciels adaptés à votre situation qui vous feront gagner en temps et en efficacité…
Dans un grand nombre de TPE et PME, la gestion des contacts est souvent confiée à une multitude d’outils : des fichiers excel, des feuilles volantes, des post-it, des informations mémorisées par vos collaborateurs,…
Cette manière de travailler, qui convenait lors du début d’activité, avoue vite ses limites et il n’est pas rare que des ventes soient perdues car les clients n’ont pas été recontactés en temps voulu. Pire, certaines demandes de clients sont purement et simplement oubliées avec toutes les conséquences que cela présente pour votre entreprise.
A ce niveau, un logiciel de gestion de contacts, souvent appelé C.R.M. (Client Relationship Manager ou Gestion de Relations Client), est susceptible d’éviter toutes les pertes que nous avons exposées ci-dessus dans le sens où il vous permettra de structurer l’information et de générer des rappels pour les tâches à effectuer.
Contrairement à une idée répandue, un logiciel de ce type n’est pas nécessairement très coûteux et la plupart des entreprises Wallonnes trouveront un outil adapté à un prix de quelques centaines d’euros… Qui seront vite amortis !
Concrètement, avec un logiciel de gestion de contacts, vous aurez toujours à portée de main votre fichier de clients et prospects avec une multitude d’informations précises… Vous serez, ainsi, au courant de l’évolution de vos démarches commerciales, ainsi que de leur historique, et vous pourrez, à tout moment, déclencher de nouvelles actions comme un mailing, un courrier, ou, encore, un appel téléphonique.
Nous sommes persuadés que toutes ces informations, centralisées et structurées, vous aideront fortement à augmenter l’efficacité de votre politique commerciale tout en gagnant un temps précieux. En effet, vous aurez, en permanence, une liste de tâches à effectuer et, lorsque vous contacterez un client, vous disposerez de toutes les informations le concernant ainsi que de l’historique des visites, courriers, appels téléphoniques ou, encore, courriels, que vous avez échangés avec lui…
De manière à choisir le logiciel qui conviendra le mieux à votre entreprise, vous devrez avoir à l’esprit certains points particulièrement cruciaux…
Tout d’abord, le logiciel que vous sélectionnerez devra être adapté à vos besoins, mais, dans ce domaine, il faut éviter d’en faire trop pour ne pas se retrouver face à une « usine à gaz »…
Un second point essentiel réside dans la facilité d’utilisation de l’outil informatique. Ce dernier devra absolument être intuitif afin que vos commerciaux l’utilisent efficacement et ne perdent pas de temps à essayer de le faire fonctionner… Car leur rôle est de vendre et non de passer leur temps à introduire des informations dans votre outil informatique !
Si vous disposez déjà d’informations sur vos contacts, et que ces derniers sont nombreux, il pourra également être intéressant de pouvoir récupérer tout ou partie de ces données dans votre nouveau logiciel.
Ces points essentiels rencontrés, il est judicieux de vous intéresser à l’éditeur du logiciel que vous avez sélectionné afin de savoir s’il sera en mesure de vous offrir un service d’aide à l’utilisation via, par exemple, une « hot-line ».
La pérennité du produit, et son évolution au travers de mises à jour périodiques, constitue également un point de première importance. En effet, votre C.R.M. devra, par exemple, pouvoir communiquer avec d’autres programmes, comme Word et Outlook, ce qui implique qu’il évolue afin que vous ne soyez pas bloqués lorsque vous vous équipez d’une nouvelle version de ces outils bureautiques… Et, à ce niveau, un logiciel répandu, émanant d’un éditeur présent sur le marché depuis de longues années, comme, par exemple « EBP Gestion de Contacts », offre une garantie plus importante !
Une fois votre choix effectué, il ne vous restera plus qu’à mettre en route votre outil et à vous concentrer sur votre objectif principal : faire prospérer votre entreprise !
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